Chính sách vận chuyển
& giao nhận

Công ty TNHH MVA Lab ("MVA Lab", "Chúng tôi") luôn hướng đến việc cung cấp cho khách hàng không chỉ các sản phẩm, giải pháp công nghệ và dịch vụ chất lượng cao, mà còn một quy trình giao nhận chuyên nghiệp, minh bạch và thuận tiện — bởi với các thiết bị công nghiệp, camera Vision hay hệ thống điều khiển, một sai sót nhỏ trong khâu vận chuyển cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ vận hành của khách hàng.

Chính sách Vận chuyển & Giao nhận này được xây dựng nhằm quy định rõ các nguyên tắc liên quan đến việc:

• Tiếp nhận và xác nhận đơn hàng
• Chuẩn bị sản phẩm trước khi giao
• Đóng gói và bảo quản hàng hóa
• Vận chuyển hàng hóa
• Bàn giao thiết bị, sản phẩm
• Kiểm tra hàng hóa khi nhận
• Xử lý các trường hợp giao hàng chậm
• Xử lý hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển
• Xử lý trường hợp giao sai, giao thiếu
• Phối hợp giao nhận đối với các dự án kỹ thuật
• Giao nhận thiết bị tại nhà máy/công trình
• Quy định trách nhiệm của MVA Lab và khách hàng trong quá trình giao nhận

MVA Lab cam kết cung cấp thông tin giao nhận rõ ràng ngay từ khi xác nhận đơn hàng, đồng thời chủ động phối hợp với khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển để đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn, đúng thỏa thuận và phù hợp với đặc thù kỹ thuật của từng sản phẩm, thiết bị hoặc dự án.

Chính sách này áp dụng đối với các khách hàng mua sản phẩm, thiết bị hoặc sử dụng các giải pháp có phát sinh hoạt động giao nhận do MVA Lab cung cấp. Tùy theo tính chất giao dịch, phạm vi áp dụng có thể bao gồm ba nhóm chính sau.

2.1. Giao nhận sản phẩm, thiết bị

Áp dụng đối với các sản phẩm, thiết bị và linh kiện mà MVA Lab cung cấp, bao gồm nhưng không giới hạn:

• Camera công nghiệp
• Vision Camera
• Lens
• Lighting
• Industrial PC
• Máy tính công nghiệp
• Bộ điều khiển
• Thiết bị PC Control
• PLC
• HMI
• I/O
• Motion Control
• Robot và thiết bị liên quan
• Cảm biến
• Thiết bị mạng công nghiệp
• Thiết bị phụ trợ
• Linh kiện và phụ kiện
• Các thiết bị phục vụ Machine Vision
• Các thiết bị phục vụ Industrial Automation
• Các sản phẩm và thiết bị khác theo báo giá/hợp đồng

2.2. Giao nhận trong dự án

Đối với các dự án tích hợp hệ thống, phạm vi giao nhận không chỉ dừng ở một thiết bị đơn lẻ mà có thể mở rộng thành nhiều hạng mục liên quan đến nhau, bao gồm:

• Giao thiết bị đến nhà máy
• Giao thiết bị đến địa điểm triển khai
• Giao tủ điều khiển
• Giao máy móc hoặc cụm thiết bị
• Giao hệ thống Vision
• Giao hệ thống PC Control
• Giao các module đã được lắp ráp
• Bàn giao thiết bị sau khi hoàn thiện
• Bàn giao hệ thống sau khi nghiệm thu

2.3. Giao nhận kết hợp lắp đặt

Đối với các dự án yêu cầu kỹ thuật, giao nhận không chỉ là việc vận chuyển đơn thuần mà có thể được thực hiện kết hợp với các công đoạn triển khai tiếp theo tại hiện trường, cụ thể là:

• Lắp đặt
• Cấu hình
• Tích hợp
• Chạy thử
• Hiệu chỉnh
• Hướng dẫn vận hành
• Đào tạo
• Nghiệm thu

Trong trường hợp này, phương thức giao nhận và thời gian thực hiện sẽ được thống nhất cụ thể trong báo giá, hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc kế hoạch triển khai dự án — nhằm đảm bảo mọi mốc thời gian đều gắn liền với tiến độ thực tế của dự án, thay vì áp một khung thời gian giao hàng chung cho mọi trường hợp.

MVA Lab thực hiện giao nhận dựa trên bốn nguyên tắc cốt lõi, xuyên suốt từ khâu xác nhận đơn hàng cho đến khi hàng hóa được bàn giao thành công:

Minh bạch

Thông tin về sản phẩm, số lượng, địa điểm giao nhận, phương thức vận chuyển và các chi phí liên quan sẽ được trao đổi với khách hàng trước khi thực hiện, để khách hàng luôn nắm rõ tình trạng đơn hàng của mình mà không cần chủ động hỏi lại.

An toàn

MVA Lab ưu tiên việc đóng gói, bảo quản và vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại sản phẩm, đặc biệt đối với thiết bị điện tử, thiết bị quang học, camera, máy tính công nghiệp và các thiết bị kỹ thuật có độ nhạy cao — những nhóm sản phẩm dễ bị ảnh hưởng bởi va đập, rung động hoặc điều kiện môi trường trong quá trình vận chuyển.

Đúng thỏa thuận

Việc giao hàng được thực hiện theo đúng thông tin đã thống nhất giữa MVA Lab và khách hàng — từ sản phẩm, số lượng, địa điểm cho đến thời gian giao nhận — nhằm hạn chế tối đa các phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình thực hiện.

Phối hợp

Đối với các đơn hàng hoặc dự án có yêu cầu đặc biệt, hai bên sẽ chủ động phối hợp về thời gian, địa điểm, người nhận và điều kiện tiếp nhận hàng hóa, đặc biệt với những trường hợp giao nhận tại nhà máy hoặc công trình có quy định ra vào riêng.

Tùy theo loại sản phẩm, giá trị hàng hóa, khoảng cách địa lý, yêu cầu kỹ thuật và thỏa thuận giữa hai bên, MVA Lab có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều phương thức giao nhận dưới đây.

4.1. Giao hàng thông qua đơn vị vận chuyển

MVA Lab có thể sử dụng các đơn vị vận chuyển, logistics hoặc chuyển phát phù hợp để giao sản phẩm đến địa chỉ khách hàng cung cấp. Đơn vị vận chuyển được lựa chọn dựa trên các yếu tố sau, nhằm đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng cách theo tính chất của từng sản phẩm:

• Khu vực giao hàng
• Kích thước và trọng lượng hàng hóa
• Giá trị sản phẩm
• Tính chất của thiết bị
• Yêu cầu thời gian giao hàng
• Điều kiện bảo quản
• Yêu cầu đặc biệt của khách hàng

4.2. MVA Lab trực tiếp giao hàng

Đối với các thiết bị có giá trị cao, thiết bị đặc thù hoặc các dự án cần đảm bảo điều kiện bàn giao, MVA Lab có thể bố trí nhân sự kỹ thuật trực tiếp giao hàng thay vì thông qua đơn vị vận chuyển trung gian. Phương thức này thường được áp dụng đối với:

• Thiết bị Machine Vision
• Hệ thống PC Control
• Industrial PC
• Tủ điều khiển
• Cụm thiết bị đã tích hợp
• Thiết bị có yêu cầu kiểm tra khi bàn giao
• Dự án triển khai tại nhà máy
• Các đơn hàng có yêu cầu đặc biệt

4.3. Khách hàng nhận hàng trực tiếp

Khách hàng có thể nhận sản phẩm trực tiếp tại địa điểm của MVA Lab nếu hai bên có thỏa thuận. Khi nhận hàng trực tiếp, khách hàng có trách nhiệm kiểm tra ngay tại chỗ các nội dung sau, trước khi rời khỏi địa điểm giao nhận:

• Tên sản phẩm
• Model
• Số lượng
• Tình trạng bên ngoài
• Phụ kiện
• Tình trạng bao bì
• Các tài liệu đi kèm

Sau khi kiểm tra, khách hàng thực hiện xác nhận nhận hàng theo quy trình của MVA Lab — việc xác nhận này là cơ sở để hai bên đối chiếu nếu phát sinh khiếu nại sau đó.

Khách hàng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin giao nhận ngay từ khi xác nhận đơn hàng, bao gồm:

• Họ và tên người nhận
• Tên công ty/đơn vị
• Số điện thoại
• Địa chỉ giao hàng
• Tên nhà máy/công trình nếu có
• Tầng/khu vực/phân xưởng nếu có
• Thông tin liên hệ tại cổng bảo vệ nếu cần
• Thời gian dự kiến có thể tiếp nhận hàng
• Các yêu cầu đặc biệt về phương tiện hoặc thủ tục ra/vào

Đối với địa điểm giao hàng tại nhà máy, khu công nghiệp hoặc công trình — nơi thường có quy định ra vào riêng và khác nhau giữa từng đơn vị — khách hàng cần thông báo trước cho MVA Lab về các yêu cầu liên quan đến:

• Đăng ký phương tiện
• Đăng ký nhân sự
• Thẻ ra vào
• Giấy tờ tùy thân
• Giấy phép làm việc
• Quy định an toàn
• Quy định về phương tiện vận chuyển
• Quy định về thời gian giao nhận

Nếu thông tin giao hàng không chính xác hoặc không đầy đủ dẫn đến việc giao hàng không thành công, thời gian giao hàng có thể bị điều chỉnh cho phù hợp với việc xác minh và giao lại.

Sau khi khách hàng xác nhận đơn hàng và hoàn tất các điều kiện cần thiết theo thỏa thuận, MVA Lab tiến hành kiểm tra tình trạng sản phẩm và chuẩn bị giao hàng. Thời gian chuẩn bị thực tế có thể khác nhau giữa các đơn hàng, tùy thuộc vào:

• Tình trạng tồn kho
• Loại sản phẩm
• Nguồn hàng
• Thời gian nhập khẩu
• Thời gian kiểm tra thiết bị
• Yêu cầu cấu hình
• Yêu cầu lập trình
• Yêu cầu tích hợp
• Yêu cầu kiểm thử
• Địa điểm giao hàng
• Điều kiện của dự án

Đối với sản phẩm có sẵn trong kho, thời gian xử lý thường được tối ưu để đáp ứng tiến độ đã thống nhất với khách hàng. Đối với sản phẩm cần đặt hàng, nhập khẩu hoặc cấu hình riêng theo yêu cầu, MVA Lab sẽ chủ động thông báo thời gian dự kiến cho khách hàng trước khi xác nhận đơn hàng, để khách hàng có thể chủ động sắp xếp kế hoạch tiếp nhận.

Thời gian giao hàng được xác định dựa trên nhiều yếu tố thực tế thay vì một con số cố định áp dụng chung cho mọi đơn hàng, bao gồm:

• Địa điểm giao hàng
• Phương thức vận chuyển
• Tình trạng sản phẩm
• Thời gian chuẩn bị hàng
• Điều kiện giao thông
• Điều kiện thời tiết
• Lịch hoạt động của đơn vị vận chuyển
• Quy định của nhà máy/khu công nghiệp
• Yêu cầu đặc thù của dự án

Thời gian giao hàng cụ thể sẽ được MVA Lab thông báo hoặc thống nhất trực tiếp với khách hàng, dựa trên các yếu tố nêu trên tại thời điểm xác nhận đơn hàng.

Thời gian được thông báo là thời gian dự kiến và có thể phát sinh thay đổi trong một số trường hợp khách quan ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của MVA Lab. Trong trường hợp có thay đổi đáng kể về tiến độ, MVA Lab sẽ chủ động thông báo cho khách hàng để hai bên cùng phối hợp xử lý, thay vì để khách hàng chờ đợi mà không có thông tin cập nhật.

Chi phí vận chuyển được xác định tùy thuộc vào từng đơn hàng cụ thể, không áp dụng một biểu phí cố định chung, do các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí rất đa dạng, bao gồm:

• Khoảng cách
• Khu vực giao hàng
• Kích thước hàng hóa
• Trọng lượng
• Giá trị hàng hóa
• Loại phương tiện
• Hình thức vận chuyển
• Yêu cầu giao hàng đặc biệt
• Yêu cầu bốc xếp
• Yêu cầu nâng hạ
• Yêu cầu vận chuyển chuyên dụng
• Yêu cầu giao nhận tại nhà máy/công trình

Tùy theo thỏa thuận cụ thể giữa hai bên, chi phí vận chuyển có thể:

1. Được MVA Lab hỗ trợ
2. Được tính riêng trong báo giá
3. Được cộng vào giá trị đơn hàng
4. Do khách hàng thanh toán trực tiếp cho đơn vị vận chuyển

Thông tin về chi phí vận chuyển sẽ được thể hiện rõ trong báo giá, đơn hàng, hợp đồng hoặc trao đổi xác nhận trước khi giao hàng, để khách hàng nắm được chi phí trước khi phát sinh.

Quy trình giao nhận tiêu chuẩn của MVA Lab được thực hiện theo bảy bước sau, giúp cả hai bên theo dõi tiến độ đơn hàng một cách rõ ràng.

Bước 1 – Xác nhận đơn hàng

MVA Lab xác nhận đầy đủ các thông tin sau với khách hàng trước khi tiến hành xử lý:

• Sản phẩm
• Model
• Số lượng
• Giá bán
• Địa điểm giao hàng
• Người nhận
• Phương thức giao hàng
• Thời gian dự kiến
• Các yêu cầu đặc biệt

Bước 2 – Chuẩn bị sản phẩm

MVA Lab kiểm tra và chuẩn bị sản phẩm theo đơn hàng. Tùy loại thiết bị, việc chuẩn bị có thể bao gồm:

• Kiểm tra ngoại quan
• Kiểm tra model
• Kiểm tra số lượng
• Kiểm tra phụ kiện
• Kiểm tra nguồn điện
• Kiểm tra chức năng cơ bản
• Cấu hình thiết bị
• Đóng gói
• Dán nhãn

Bước 3 – Đóng gói

Sản phẩm được đóng gói phù hợp với tính chất hàng hóa và phương thức vận chuyển đã lựa chọn.

Bước 4 – Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Nếu sử dụng đơn vị vận chuyển, MVA Lab thực hiện bàn giao hàng hóa theo đúng thông tin giao nhận đã xác nhận ở Bước 1.

Bước 5 – Vận chuyển

Đơn vị vận chuyển thực hiện vận chuyển đến địa chỉ đã đăng ký.

Bước 6 – Kiểm tra khi nhận

Khách hàng kiểm tra hàng hóa trước hoặc tại thời điểm nhận hàng, theo điều kiện giao nhận đã thống nhất.

Bước 7 – Xác nhận giao hàng

Sau khi hàng hóa được bàn giao, hai bên có thể xác nhận hoàn tất bằng một trong các hình thức sau:

• Phiếu giao hàng
• Biên bản bàn giao
• Biên bản nghiệm thu
• Chữ ký người nhận
• Xác nhận điện tử
• Hoặc hình thức xác nhận khác theo thỏa thuận

MVA Lab thực hiện đóng gói dựa trên đặc điểm của từng sản phẩm, ưu tiên bảo vệ tối đa cho các thiết bị điện tử và quang học vốn nhạy cảm với va đập, độ ẩm và tĩnh điện trong quá trình vận chuyển. Các phương án bảo vệ phù hợp có thể được sử dụng bao gồm:

• Hộp carton
• Vật liệu chống sốc
• Mút xốp
• Túi chống tĩnh điện
• Vật liệu chống ẩm
• Thùng bảo vệ
• Pallet
• Vật liệu cố định thiết bị
• Tem cảnh báo
• Tem hướng dẫn bảo quản

Đối với thiết bị có yêu cầu đặc biệt (kích thước lớn, dễ vỡ, hoặc cần vận chuyển đường dài), phương án đóng gói có thể được điều chỉnh để phù hợp với:

• Kích thước
• Trọng lượng
• Độ nhạy
• Điều kiện môi trường
• Khoảng cách vận chuyển
• Phương tiện vận chuyển

Đối với các thiết bị công nghiệp hoặc hệ thống có kích thước lớn — vốn không thể xử lý như hàng hóa thông thường — MVA Lab và khách hàng sẽ thống nhất trước về:

• Phương tiện vận chuyển
• Địa điểm tập kết
• Điều kiện bốc dỡ
• Thiết bị nâng hạ
• Nhân sự hỗ trợ
• Lối di chuyển
• Khu vực lắp đặt
• Điều kiện an toàn
• Thời gian giao hàng

Trong trường hợp hàng hóa cần sử dụng xe nâng, cẩu hoặc thiết bị nâng hạ chuyên dụng, trách nhiệm và chi phí liên quan sẽ được hai bên thống nhất rõ ràng trước khi thực hiện, tránh phát sinh tranh cãi tại thời điểm giao nhận.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp hoặc nhà máy, việc giao nhận có thể phải tuân thủ các quy định riêng của từng địa điểm — điều mà MVA Lab luôn chủ động tìm hiểu trước để tránh làm chậm tiến độ. Khách hàng có trách nhiệm cung cấp trước cho MVA Lab các yêu cầu cần thiết liên quan đến:

• Thời gian giao hàng
• Cổng ra vào
• Người liên hệ
• Quy trình đăng ký
• Giấy tờ cần thiết
• Yêu cầu an toàn
• Quy định phương tiện
• Khu vực giao hàng
• Điều kiện bốc dỡ

Việc giao hàng có thể được điều chỉnh nếu nhà máy hoặc địa điểm triển khai thay đổi lịch tiếp nhận vào phút chót.

Khách hàng được khuyến nghị kiểm tra hàng hóa ngay khi nhận, trước khi ký xác nhận với đơn vị vận chuyển hoặc nhân sự bàn giao. Nội dung kiểm tra nên bao gồm ba nhóm sau.

Ngoại quan

• Bao bì có bị rách không
• Bao bì có bị móp méo không
• Có dấu hiệu va đập không
• Có dấu hiệu bị mở hoặc tác động bất thường không

Sản phẩm

• Đúng tên sản phẩm
• Đúng model
• Đúng số lượng
• Đúng phiên bản nếu có
• Đầy đủ phụ kiện
• Không có dấu hiệu hư hỏng bên ngoài

Tài liệu

Kiểm tra các tài liệu đi kèm nếu có:

• Hướng dẫn sử dụng
• Datasheet
• Phiếu bảo hành
• Biên bản bàn giao
• Tài liệu kỹ thuật
• Chứng từ liên quan

Nếu khách hàng phát hiện thiếu sản phẩm hoặc phụ kiện so với đơn hàng, khách hàng cần thông báo cho MVA Lab để kiểm tra. MVA Lab sẽ đối chiếu các chứng từ liên quan để xác minh, bao gồm:

• Đơn hàng
• Phiếu xuất kho
• Phiếu giao hàng
• Biên bản bàn giao
• Danh sách phụ kiện
• Thông tin vận chuyển

Nếu xác định việc giao thiếu thuộc trách nhiệm của MVA Lab, MVA Lab sẽ phối hợp để bổ sung phần còn thiếu theo thỏa thuận đã ký kết.

Nếu khách hàng nhận được sản phẩm không đúng với đơn hàng đã xác nhận, vui lòng thông báo cho MVA Lab kèm theo các thông tin sau để việc xác minh diễn ra nhanh chóng:

• Mã đơn hàng
• Tên sản phẩm
• Model thực tế
• Model đã đặt
• Hình ảnh sản phẩm
• Hình ảnh nhãn model
• Thông tin người nhận

Sau khi xác minh, MVA Lab sẽ đưa ra phương án xử lý phù hợp. Tùy trường hợp, phương án có thể bao gồm:

• Đổi sản phẩm
• Bổ sung sản phẩm
• Thu hồi sản phẩm giao nhầm
• Điều chỉnh chứng từ
• Hoặc phương án khác theo thỏa thuận

Giao hàng có thể không thành công vì nhiều nguyên nhân khách quan lẫn từ phía người nhận, ví dụ:

• Không liên hệ được người nhận
• Sai số điện thoại
• Sai địa chỉ
• Không có người nhận
• Địa điểm không tiếp nhận hàng
• Nhà máy thay đổi lịch
• Không đủ điều kiện ra/vào
• Người nhận từ chối nhận hàng
• Địa điểm giao hàng tạm thời đóng cửa
• Điều kiện vận chuyển không đảm bảo
• Các nguyên nhân khách quan khác

Trong trường hợp này, MVA Lab sẽ phối hợp với khách hàng để xác nhận phương án giao lại. Chi phí phát sinh do việc giao lại, nếu có, sẽ được xử lý theo nguyên nhân cụ thể và thỏa thuận giữa hai bên.

Khách hàng cần thông báo cho MVA Lab về việc thay đổi địa chỉ giao hàng trước khi hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển hoặc trước thời điểm giao hàng, để việc điều chỉnh được xử lý kịp thời. Việc thay đổi địa chỉ có thể ảnh hưởng đến:

• Thời gian giao hàng
• Chi phí vận chuyển
• Phương thức vận chuyển
• Điều kiện giao nhận

MVA Lab sẽ xác nhận lại với khách hàng trước khi thực hiện thay đổi, đảm bảo cả hai bên thống nhất về những ảnh hưởng phát sinh (nếu có) trước khi tiến hành.

Việc hủy hoặc tạm dừng giao hàng được xử lý dựa trên tình trạng thực tế của đơn hàng tại thời điểm yêu cầu. Đối với sản phẩm chưa xuất kho, MVA Lab có thể hỗ trợ xử lý theo thỏa thuận một cách linh hoạt. Đối với sản phẩm đã xuất kho hoặc đang vận chuyển, việc hủy hoặc thay đổi có thể phát sinh chi phí hoặc điều kiện xử lý riêng do hàng hóa đã rời khỏi kho.

Đối với sản phẩm đã được:

• Cấu hình riêng
• Lập trình riêng
• Tích hợp riêng
• Gia công
• Đặt hàng theo yêu cầu

việc hủy đơn hàng sẽ được thực hiện theo báo giá, hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng giữa hai bên, do các sản phẩm này thường không thể chuyển nhượng hoặc bán lại cho khách hàng khác.

Đối với các thiết bị không có sẵn và cần đặt hàng hoặc nhập khẩu, thời gian giao nhận sẽ dài hơn so với thiết bị có sẵn trong kho, và có thể phụ thuộc vào:

• Nhà sản xuất
• Nhà phân phối
• Thời gian sản xuất
• Thời gian vận chuyển quốc tế
• Thủ tục nhập khẩu
• Hải quan
• Kiểm tra hàng hóa
• Điều kiện logistics
• Các yếu tố khách quan khác

MVA Lab sẽ thông báo thời gian dự kiến dựa trên thông tin có được tại thời điểm xác nhận đơn hàng, và cập nhật lại cho khách hàng nếu có thay đổi đáng kể trong quá trình đặt hàng/nhập khẩu.

Đối với các hệ thống do MVA Lab thiết kế và tích hợp, giao nhận không chỉ đơn thuần là giao một sản phẩm mà là bàn giao kết quả của cả một quy trình kỹ thuật nhiều công đoạn:

Thiết kế → Lắp ráp → Kiểm tra → Kiểm thử → Đóng gói → Vận chuyển → Lắp đặt → Chạy thử → Nghiệm thu → Bàn giao.

Ví dụ về các hệ thống thường được triển khai theo quy trình này:

• Hệ thống Machine Vision
• Hệ thống AI Inspection
• PC Control
• Tủ điều khiển
• Hệ thống Camera
• Hệ thống Motion Control
• Hệ thống tự động hóa
• Cụm máy kiểm tra
• Hệ thống tích hợp Robot

Đối với những dự án này, tiêu chí bàn giao sẽ được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc tài liệu kỹ thuật của dự án, thay vì áp dụng chung một tiêu chuẩn cho mọi hệ thống.

Đối với các dự án triển khai tại nhà máy, thời điểm giao nhận thiết bị và thời điểm nghiệm thu hệ thống có thể là hai thời điểm khác nhau — việc nhận đủ thiết bị chưa đồng nghĩa với việc hệ thống đã sẵn sàng vận hành. Trình tự thường gặp là:

Giao thiết bị → Kiểm tra số lượng → Lắp đặt → Cấu hình → Chạy thử → Hiệu chỉnh → Đánh giá → Nghiệm thu → Bàn giao hệ thống.

Việc xác định thời điểm hoàn thành dự án sẽ căn cứ vào các tiêu chí nghiệm thu đã được hai bên thống nhất từ trước, không chỉ dựa trên việc thiết bị đã có mặt tại hiện trường.

MVA Lab có trách nhiệm:

1. Cung cấp sản phẩm theo đúng thông tin đã xác nhận
2. Chuẩn bị sản phẩm phù hợp trước khi giao
3. Đóng gói phù hợp với đặc điểm hàng hóa
4. Cung cấp thông tin giao nhận cần thiết
5. Phối hợp với đơn vị vận chuyển
6. Thông báo cho khách hàng khi có thay đổi đáng kể về tiến độ
7. Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận
8. Hỗ trợ khách hàng kiểm tra các trường hợp giao thiếu, giao nhầm hoặc hàng hóa có dấu hiệu bất thường
9. Thực hiện nghĩa vụ liên quan theo hợp đồng và thỏa thuận giữa hai bên

MVA Lab hướng đến việc đảm bảo quá trình giao nhận được thực hiện minh bạch, hợp lý và phù hợp với thỏa thuận của các bên trong suốt toàn bộ quá trình.

Khách hàng có trách nhiệm:

1. Cung cấp chính xác thông tin giao hàng
2. Cung cấp đúng người nhận
3. Đảm bảo có người tiếp nhận hàng
4. Phối hợp với đơn vị vận chuyển
5. Chuẩn bị điều kiện tiếp nhận hàng nếu cần
6. Tuân thủ quy định ra/vào nhà máy
7. Kiểm tra hàng hóa khi nhận
8. Xác nhận tình trạng hàng hóa
9. Thông báo sớm cho MVA Lab khi phát hiện vấn đề
10. Không tự ý tháo lắp hoặc sửa chữa thiết bị khi chưa có hướng dẫn nếu vấn đề có liên quan đến quá trình giao nhận

Trong trường hợp MVA Lab sử dụng đơn vị vận chuyển bên thứ ba, đơn vị vận chuyển có trách nhiệm thực hiện việc vận chuyển theo đúng điều kiện dịch vụ mà MVA Lab và/hoặc khách hàng đã lựa chọn. Các vấn đề liên quan đến:

• Thời gian vận chuyển
• Tình trạng kiện hàng
• Quá trình giao nhận
• Bằng chứng giao hàng
• Các sự cố trong quá trình vận chuyển

có thể cần sự phối hợp giữa MVA Lab, khách hàng và đơn vị vận chuyển để xử lý dứt điểm. MVA Lab sẽ phối hợp hỗ trợ khách hàng trong phạm vi trách nhiệm của mình, đồng thời làm đầu mối trao đổi với đơn vị vận chuyển khi cần thiết.

Trong một số trường hợp ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của các bên, thời gian giao nhận có thể bị ảnh hưởng, ví dụ:

• Thiên tai
• Bão lũ
• Hỏa hoạn
• Dịch bệnh
• Tai nạn giao thông
• Tình trạng giao thông nghiêm trọng
• Quy định hạn chế vận chuyển
• Đình công
• Sự cố logistics
• Sự cố từ đơn vị vận chuyển
• Sự cố tại khu vực giao nhận
• Các sự kiện khách quan khác

Trong trường hợp này, MVA Lab sẽ thông báo cho khách hàng trong khả năng có thể và phối hợp để đưa ra phương án xử lý phù hợp, thay vì để tiến độ bị chậm mà không có giải thích.

Tùy theo từng đơn hàng hoặc dự án, chứng từ giao nhận có thể bao gồm:

• Phiếu giao hàng
• Biên bản bàn giao
• Biên bản nghiệm thu
• Hóa đơn
• Phiếu xuất kho
• Tài liệu kỹ thuật
• Phiếu bảo hành
• Danh sách thiết bị
• Danh sách phụ kiện
• Các chứng từ khác theo thỏa thuận

Đối với dự án doanh nghiệp, chứng từ giao nhận có thể được lập theo biểu mẫu riêng của MVA Lab hoặc theo yêu cầu hợp lý của khách hàng — và khách hàng nên lưu giữ các chứng từ này để đối chiếu khi cần, kể cả trong quá trình bảo hành sau này.

Việc giao nhận hàng hóa và chính sách bảo hành là hai nội dung có thể được xử lý độc lập với nhau. Việc khách hàng đã nhận hàng không đồng nghĩa với việc mất quyền bảo hành đối với sản phẩm, nếu sản phẩm vẫn đáp ứng các điều kiện bảo hành được MVA Lab hoặc nhà sản xuất quy định.

Điều kiện bảo hành cụ thể được thực hiện theo:

• Chính sách bảo hành của MVA Lab
• Chính sách của nhà sản xuất
• Hợp đồng
• Báo giá
• Điều kiện bảo hành đi kèm sản phẩm

Một số thiết bị như:

• Camera
• Lens
• Lighting
• Sensor
• Industrial PC
• Electronic Controller
• Motion Controller
• PLC
• Module I/O

có thể yêu cầu điều kiện bảo quản và vận chuyển đặc biệt do độ nhạy cao với môi trường. MVA Lab áp dụng các biện pháp đóng gói và bảo vệ phù hợp với từng thiết bị trong nhóm này. Sau khi tiếp nhận, khách hàng cũng không nên để thiết bị trong môi trường có:

• Độ ẩm cao
• Nhiệt độ quá cao
• Nguồn nhiệt trực tiếp
• Nước
• Hóa chất
• Rung động mạnh
• Điều kiện môi trường không phù hợp với thông số kỹ thuật của sản phẩm

Nếu khách hàng từ chối nhận hàng, MVA Lab sẽ chủ động xác minh nguyên nhân trước khi quyết định phương án tiếp theo. Các trường hợp thường gặp có thể bao gồm:

• Sản phẩm không đúng đơn hàng
• Hàng hóa có dấu hiệu hư hỏng
• Sai thông tin giao nhận
• Khách hàng thay đổi nhu cầu
• Không thể tiếp nhận tại thời điểm giao hàng
• Các nguyên nhân khác

MVA Lab sẽ phối hợp để xử lý dựa trên nguyên nhân cụ thể và thỏa thuận giữa hai bên. Đối với sản phẩm được đặt riêng, cấu hình riêng hoặc đã tích hợp theo yêu cầu, việc xử lý sẽ căn cứ vào hợp đồng/báo giá/thỏa thuận đã ký kết, do các sản phẩm này thường khó bán lại cho khách hàng khác.

Để giảm thiểu rủi ro và giúp việc xác minh (nếu cần) diễn ra thuận lợi, MVA Lab khuyến nghị khách hàng:

• Kiểm tra kiện hàng trước khi nhận
• Chụp ảnh kiện hàng
• Kiểm tra tem nhãn
• Kiểm tra số lượng
• Kiểm tra model
• Kiểm tra phụ kiện
• Lưu giữ chứng từ giao nhận
• Thông báo ngay nếu phát hiện bất thường

Đối với các thiết bị có giá trị cao hoặc thiết bị dự án, việc ghi nhận hình ảnh khi mở kiện có thể giúp hai bên thuận tiện hơn trong việc xác minh tình trạng hàng hóa khi cần thiết, đặc biệt nếu phát sinh khiếu nại sau đó.

Việc giao nhận được xem là hoàn tất khi:

• Hàng hóa đã được giao đến địa chỉ thỏa thuận
• Người nhận đã tiếp nhận
• Hai bên đã xác nhận giao nhận

hoặc theo điều kiện bàn giao được quy định riêng trong hợp đồng, báo giá hoặc biên bản dự án. Đối với dự án tích hợp, việc bàn giao thiết bị không nhất thiết đồng nghĩa với việc hoàn thành toàn bộ dự án — việc hoàn thành dự án sẽ căn cứ vào các tiêu chí nghiệm thu đã được thống nhất riêng.

Trong trường hợp cần hỗ trợ liên quan đến giao hàng, khách hàng vui lòng cung cấp:

• Họ tên
• Tên công ty
• Số điện thoại
• Mã đơn hàng/hợp đồng nếu có
• Tên sản phẩm
• Địa chỉ giao hàng
• Nội dung cần hỗ trợ
• Hình ảnh/video liên quan nếu có

MVA Lab sẽ tiếp nhận và phối hợp xử lý trong thời gian phù hợp.

MVA Lab có thể cập nhật hoặc điều chỉnh Chính sách Vận chuyển & Giao nhận để phù hợp với:

• Hoạt động kinh doanh
• Quy trình vận hành
• Dịch vụ mới
• Thay đổi của đối tác vận chuyển
• Yêu cầu thực tế của khách hàng
• Quy định pháp luật hiện hành

Mọi phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website MVA Lab. Phiên bản mới sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm được công bố, trừ trường hợp có quy định khác. MVA Lab khuyến nghị khách hàng kiểm tra phiên bản chính sách hiện hành trước khi thực hiện giao dịch.

Chính sách này mang tính quy định chung cho hoạt động vận chuyển và giao nhận của MVA Lab. Đối với các dự án, đơn hàng hoặc hợp đồng có điều khoản riêng về:

• Phương thức giao nhận
• Thời gian giao hàng
• Địa điểm bàn giao
• Chi phí vận chuyển
• Trách nhiệm bốc dỡ
• Điều kiện nghiệm thu
• Điều kiện chuyển giao
• Điều kiện bảo hiểm
• Trách nhiệm của các bên

thì các nội dung đã được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá hoặc tài liệu giao dịch có liên quan sẽ được ưu tiên áp dụng theo thỏa thuận cụ thể, trong phạm vi pháp luật cho phép.

Trong trường hợp có nội dung cần làm rõ, khách hàng vui lòng liên hệ MVA Lab trước khi xác nhận đơn hàng hoặc thực hiện giao nhận.